Escrito por Sofia Albero (Faculty Member de Cratorn SOM)
Qué hacer si lideras proyectos sin ser Project Manager oficial
Liderar proyectos sin ser Project Manager oficial es un desafío cada vez más común. A veces, la oportunidad de liderar un proyecto llega sin buscarla.
Puede que un jefe o líder haya observado tu forma de trabajar, tu liderazgo natural, tu capacidad de organizar y de inspirar confianza en otros… y, sin dudarlo, te haya ofrecido la responsabilidad de coordinar un equipo o un proyecto. Eso me pasó a mí: alguien confió en mis habilidades y me dio la oportunidad de crecer profesionalmente.
Estas oportunidades muestran que el rol del Project Manager ya no es exclusivo de quienes tienen un título formal. Hoy cobra un lugar central en las nuevas formas de trabajo. Con la aceleración de la inteligencia artificial, el valor humano está en estandarizar procesos, dar estructura y definir objetivos claros. Las herramientas hacen el trabajo mecánico; las personas ponen el foco, la estrategia y la dirección.
La buena noticia es que, aunque no seas un PM “oficial”, podés aprender a liderar proyectos con criterio y método. En este artículo vas a encontrar pasos prácticos para sobrellevar (y brillar) cuando te toca coordinar proyectos sin tener la etiqueta formal de Project Manager.
Paso 1: Acepta tu rol, aunque sea “informal”
El primer obstáculo suele ser mental: “yo no soy PM, esto no me corresponde”.
Pero si estás coordinando tareas, ya estás liderando un proyecto. Reconocerlo te da claridad y legitimidad para organizarte mejor e ir por la profesionalización.
Consejo: no pienses en títulos, piensa en responsabilidades. Tu trabajo es asegurar que las cosas avancen, y eso ya te convierte en líder del proyecto.
Paso 2: Entiende el alcance y los objetivos
Lo primero que hace un Project Manager oficial —y que tú también deberías hacer— es aclarar para qué existe el proyecto.
- ¿Qué se quiere lograr exactamente? –> OBJETIVO
- ¿Cuáles son los entregables (productos, informes, resultados concretos)? –>PRODUCTO/
SERVICIO A DESARROLLAR - ¿Qué está dentro y qué está fuera del alcance? –> ALCANCE DEL PROYECTO
Si no lo defines desde el inicio, te vas a encontrar con cambios constantes, expectativas desalineadas y la famosa sensación de “apagar incendios”.
Tip clave: en el kick-off (aunque sea una reunión breve), asegúrate de que todos los interesados compartan la misma mirada sobre el proyecto.
Paso 3: Planifica, aunque sea con herramientas simples
No hace falta que armes un mega cronograma en MS Project. Puedes empezar con herramientas simples y gratuitas como Trello, Asana, ClickUp o incluso una hoja de Excel.
Lo importante es:
- Listar todas las tareas.
- Asignar responsables.
- Definir fechas realistas.
- Estimar tiempos con el equipo.
Recuerda que planificar no es talento, es una herramienta que se aprende. Un profesional que logra ordenar tareas y alinear esfuerzos de manera eficiente y visualmente entendida para todos los involucrados con diferentes seniority, destaca en cualquier organización.
Paso 4: Mejora tus estimaciones
Uno de los mayores dolores en proyectos es que las estimaciones fallan. (sobre eso escribí aquí)
¿Por qué?
- Sesgo del optimismo: creemos que todo saldrá perfecto.
- Presión externa: ajustamos cifras para “quedar bien”.
- Falta de experiencia: se estima a ojo.
Recomendación práctica:
- Usa estimación por rangos (optimista, probable, pesimista). Ejemplo: en vez de “7 días”, estimá entre 5 y 10.
- Suma un 10-20% de margen de imprevistos según la complejidad.
- Hazlo en equipo: cada persona conoce mejor su trabajo que tu. Pregúntales a cada uno de ellos cuánto tiempo le lleva realizar su tarea o desarrollo para esa parte del producto/servicio que le toca construir, y centralizalo en un repositorio común, los demás stakeholders del proyecto aprenderán y verán junto a ti los beneficios.
Paso 5: Comunícate (mucho más de lo que piensas)
Un PM oficial dedica hasta el 80% de su tiempo a comunicar: pedido de estimaciones a los equipos, priorización del producto/servicio, gestionar calendarios, agendas y reuniones de todos, mostrar avances, retrasos, bloqueantes y desvíos.
Y tu, aunque no tengas el título, deberías hacer lo mismo.
- Comparte avances y obstáculos.
- Escucha al equipo y a los stakeholders. Toma nota de todo.
- Documenta acuerdos (aunque sea en un correo o un drive compartido).
Cuanto más transparente seas, más confianza vas a generar. Puedes realizar plantillas y crear tu diseño de las herramientas que te acompañarán para diferentes proyectos (seguro tienes más de uno).
Paso 6: Muestra resultados y aprendizajes
Uno de los mayores riesgos de liderar proyectos sin ser PM es que tu esfuerzo quede invisible.
Para evitarlo:
- Cierra cada proyecto con un breve informe: qué se logró, qué se aprendió y qué impacto tuvo.
- Compartelo con tu jefe o el área involucrada.
Esto no solo da visibilidad, también te posiciona como alguien capaz de liderar proyectos con criterio y poder mostrar información resumida para mostrar avance a quién solicitó ese producto/servicio es de gran valor, porque el tiempo vale oro.
Conclusión
No necesitás un título oficial para gestionar un proyecto de manera profesional.
Con un poco de estructura, comunicación y buenas prácticas, podés transformar un caos en un proceso ordenado y con resultados claros.
Si quieres aprender estas técnicas de manera práctica y aplicada, te invito al curso Project Management Real.
En solo 6 semanas, vas a incorporar herramientas que te sirven tanto si eres PM oficial, como si simplemente te toca coordinar proyectos en tu trabajo.
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