Escrito por Andrea Marriaga Benavides (Faculty Member de Cratorn School of Management)

Cómo un dashboard cambia decisiones

El presupuesto es mucho más que un Excel lleno de cifras: es el mapa que define hacia dónde va tu negocio. Sin embargo, muchas empresas convierten su presupuesto en una camisa de fuerza que limita decisiones, en lugar de usarlo como la brújula que guía su crecimiento. Mostrar cómo el diseño y lectura de dashboards afecta directamente la toma de decisiones en contextos de management puede marcar la diferencia entre anticiparte o simplemente reaccionar.

Estas son 5 señales de que tu presupuesto podría estar frenando tu empresa (y cómo cambiarlo):

SEÑAL 1:
Solo ajustas gastos, pero no priorizas inversiones.

¿Tu equipo discute siempre en términos de recorte y no de proyección? Un presupuesto estratégico no solo contiene, también potencia.

Si año tras año lo único que haces es disminuir costos sin aumentar el valor de lo que sí funciona, estás viendo el pasado, no el futuro. Pregúntate: ¿Qué decisiones importantes estás postergando por miedo a invertir?

SEÑAL 2:
Tus metas estratégicas no se reflejan en los números.

¿Dices que vas a crecer un 30%, pero tu presupuesto no refleja nuevas contrataciones, campañas o desarrollos clave?

Si tu Excel no conversa con tu estrategia, hay una desconexión peligrosa. Es como tener una brújula y caminar sin mirarla. ¿Estás presupuestando lo que realmente quieres lograr o lo que “siempre se hace”?

SEÑAL 3:
Reaccionas tarde ante cambios del mercado.

Las empresas que no anticipan suelen improvisar. ¿Te ha pasado que una crisis externa obliga a rehacer todo el plan en el último minuto? Los mejores presupuestos contemplan escenarios posibles y te permiten actuar sin pánico. ¿Tienes planes B (y C) dentro de tu proyección financiera?

SEÑAL 4:
No sabes qué indicadores seguir para controlar el desempeño.

Si no puedes responder con claridad cómo vas respecto al presupuesto en este momento, no estás gestionando, estás adivinando.

Un buen presupuesto tiene KPI definidos y alertas tempranas. ¿Tu equipo sabe cuándo hay desvíos y cómo responder?

SEÑAL 5:
El presupuesto lo hace finanzas y dirección apenas lo revisa.

Un presupuesto que se queda en una carpeta no transforma nada. Los presupuestos más exitosos se construyen en conjunto y se revisan de forma continua, porque son instrumentos vivos. ¿Cada área entiende su rol en el presupuesto o solo lo ve como una carga anual?

[Caso real]
Starbucks y el impacto del presupuesto rígido

Starbucks está implementando el enfoque de Zero-Based Budgeting (ZBB) el cual entrará en vigor durante su próximo año fiscal, en el transcurso de 2025. Esta iniciativa forma parte de su plan de transformación “Back to Starbucks”, orientado a mejorar los márgenes y aumentar la eficiencia operativa.

Veamos entonces cuáles de las 5 señales que expusimos se pueden observar en este caso.

Señales identificadas:

Solo ajustan gastos, sin priorizar inversiones (señal 1):
Con ZBB, Starbucks exigía a cada gerente justificar todos los gastos desde cero, en lugar de basarse en presupuestos anteriores, esto permite eliminar costos desperdiciados, pero también llevó a restricciones excesivas que afectaron la innovación (como la compra de suministros o provisión de café para empleados).

Reaccionan tarde ante cambios del mercado (señal 3)

Aunque buscaban recortar gastos, la implementación fue tan rígida que ralentizó la capacidad de responder a cambios inmediatos, como nuevas promociones o mejoras en horarios de baristas.

Falta de indicadores clave para controlar el desempeño (señal 4)

El enfoque ZBB eliminó gastos “innecesarios”, pero no mejoró la definición de indicadores que mostraran el efecto de esas reducciones en resultados operativos (satisfacción del empleado, eficiencia o ventas).

Solución aplicada:

Starbucks mantenía sus objetivos de transformación (más horas de baristas, mayor atención al cliente), pero al no equilibrar el enfoque, terminaron limitando recursos clave, este caso muestra claramente lo que sucede cuando:

• Solo cortas costos sin alinearlos a metas (señal 1).
• No preparas escenarios que reflejen la necesidad de inversión flexible (señal 3).
• No defines métricas que muestren cómo los recortes impactan en resultados reales (señal 4).

Lección clave:

La ZBB puede mejorar la rentabilidad, pero si se aplica sin considerar priorización estratégica, escenarios adaptables e indicadores relevantes, puede convertirse en barrera, no en acelerador.

En nuestro curso online Presupuestar para decidir, aprenderás paso a paso a diagnosticar tu situación financiera, construir presupuestos que hablen el idioma de la estrategia y controlar indicadores clave para tomar decisiones con confianza.